[ERP 구축기 #07] 양식이 제각각인 HWPX 문서를 자동 생성해 비용 절감하기

현재 만들고 있는 시스템에서 공을 많이 들인 페이지 3개가 있는데 그중 2개를 소개 해보고자 한다

첫번째는 PQ서류를 제출하기 위해 기술인들의 자격심사를 검증하고, 문서를 자동으로 만들어주는 업무 화면이다

 

PQ 업무에서는 입찰에 참여할 기술인을 선정한 뒤, 해당 기술인의 자격과 프로젝트 수행 이력을 검증하여 발주처에서 요구하는 양식의 문서를 작성해야 한다.

문제는 담당자가 한 번의 입찰을 준비하기 위해 수십~수백 명의 기술인과 프로젝트 이력을 확인해야 한다는 점이었다.

기존 시스템의 조회 기능만으로는 데이터 관리의 정확성 부족과 필요한 정보를 한눈에 확인하기 어려웠고, 업무에 익숙한 담당자들은 경험과 기억에 의존해 대상 기술인을 선정하고 문서를 작성하고 있었다.

이번 시스템을 구축하면서 이 과정을 ① 입찰 기준에 해당하는 기술인 선정 및 검증 → ② 선정된 기술인 기준으로 입찰 기준에 맞는 프로젝트 단위로 필터 및 검증 → ③ 제출 문서 자동 생성의 3단계로 나누어 개선하기로 했다.

 

💡 1단계. 수백 명의 기술인 중 입찰 조건에 맞는 사람 찾기

조회된 기술인을 선택하면 입찰조건에 해당하는 프로젝트 이력, 전체 프로젝트 이력, 현재 업무중복도를 한 화면에서 확인할 수 있도록 구성했다.

기존처럼 여러 업무 화면을 이동하면서 정보를 확인하지 않아도 되도록 하는 것이 목표였다.

 

 

 

 

조건에 맞는 기술인들끼리 비교가 필요한 경우도 많았기 때문에 두 명 이상의 기술인을 나란히 배치하여 프로젝트 이력과 업무중복도를 비교할 수 있도록 구성했다

 

 

💡 2단계. 선정된 기술인의 프로젝트 이력 검증하기

1차적으로 자격요건에 해당되는 기술인을 필터했고, 2차적으로 기술인들이 진행했던 프로젝트들이 많기에

입찰자격에 해당하는 프로젝트만 추출할수 있도록 " 기술인 실적 문서 생성 " 업무 화면을 만들었다

해당화면에서 상세 조건으로 프로젝트만 필터할수 있도록 기능을 추가했고

프로젝트 이력을 검증후 최종적으로 공공기관에서 주로 쓰는 한글문서(hwpx) 파일을 자동으로 만들수 있도록 기능을 만들었다

 

 

 

 

⚠️ 가장 큰 문제는 발주처마다 다른 한글 양식

주로 사용하는 정형화된 양식에 데이터를 맵핑해서 산출물을 만들어주는 경우라면 리포트 툴(oz report, report designer등)을 도입하여 리포팅 솔루션을 이용하면 해결될 문제였으나,

PQ 업무에서는 발주처와 공고마다 제출을 요구하는 한글 양식이 달라질 수 있었고, 양식이 변경될 때마다 개발자가 리포트 양식을 수정하는 방식은 유지보수 측면에서 적합하지 않다고 판단했다.

 

처음에는 직접 개발하기보다 한글 문서를 처리할 수 있는 상용 솔루션 도입을 검토했다.

웹 환경에서 한글 편집 기능을 제공하거나 Backend에서 한글 문서를 생성할 수 있는 여러 제품을 검토했고, 업체 미팅과 데모도 진행했다.

기능적으로는 요구사항을 충족할 수 있었지만 라이선스 및 서버 구축 비용과 현재 시스템에서 실제로 필요한 기능의 범위를 비교했을 때 과한 구성이라고 판단했다.

그래서 생각하고 있던 HWPX 문서의 필드이름 매핑 기능을 직접 활용해보기로 했다.

데모로 사용해본 한글 웹기안기

 

 

한글내 표에 필드 이름을 맵핑하는 기능이 있었고, 이부분을 활용하기로 했다

 

 

해당부분에 필드이름 값을 맵핑하면 한글문서(hwpx)를 zip 파일로 강제 변경후 압축을 풀면 section0.xml 파일이 있는데

이 파일에 맵핑했던 필드명이 있는걸 확인했다, 인터넷을 찾아보니 필드이름 맵핑 기능을 활용해서 메일을 발송하는등 기능을 활용했던 사례가 보였고,

미리 정의한 필드가 포함된 HWPX 템플릿을 업로드하고, Backend에서 해당 필드에 DB 데이터를 매핑한 뒤 새로운 HWPX 문서를 생성하는 방식으로 구현할 수 있겠다고 생각했다

 

생각한 기능 구현 플로우

 

🖇️ HWPX 한글문서내 필드이름 맵핑 방식으로 문서 자동 생성하기

필드이름에 어떤걸 맵핑해야할지 업무 담당자가 매번 외울수 없기에 

주로 많이 쓰는 필드 맵핑값들을 취합후

맵핑이 가능한 필드이름을 grid 형식으로 정리를 했고, 복사 붙여넣기도 편리하게 할수 있도록 클릭 한번으로 자동 복사 기능도 추가하였다

 

개발자 입장에서는 engineerName, projectName, startDate처럼 영문 필드명을 사용하는 것이 익숙하다.

하지만 실제로 한글 산출문서를 만드는 사람은 개발자가 아니라 업무 담당자다.

그래서 기본_기술인명, 이력_프로젝트명, 이력_참여시작일 처럼 업무 담당자가 의미를 바로 이해할 수 있는 한글 필드명을 사용할 수 있도록 했다.

날짜 포맷이 워낙 다양하기에 각 케이스를 취합받아 개발하는데 애를 먹은거 같다😢

 

아래의 UI처럼 매번 달라지는 양식지에 필드값 맵핑후, 필드이름값 맵핑이 완료된 양식지를 업로드 하면 자동으로 DB에서 가져온 값을 맵핑하여 한글 산출물을 만들어 낼수 있도록 개발을 했다

참여할 공고문의 PQ 제출 문서중 기술인별 이력, 실적등 문서 자동 생성 업무 화면

 

1차에서 필터한 대상 기술인들에 대해 양식지에 필드이름을 맵핑하여 한글 문서 생성이 잘된것을 확인했고 문서를 열었을때도 잘 열리는걸 확인했다

 

 

 

출력할 업무중복도 문서 자동화 / PQ기준에 맞는 실적만 추출하여 문서 양식을 업로드 후 문서를 자동으로 만들어지게 했다

 

 

업무 중복도 문서 자동화 / 총 계 부분은 데이터 검증후 수기 입력하는게 낫다는 협의에 이르러서 비워둔 상태다

 

 

회사실적 문서자동화 / PQ기준에 맞는 실적만 추출하여 문서 양식을 업로드 후 문서를 자동으로 만들어지게 했다

 

기능 구현후 잘되는것을 확인해서 실무 담당자와 검토하였고, 각종 문서들을 자동화 할수 있도록

더 적극적으로 PQ작성 문서 자동화를 진행했다

 

PQ작성중 수기작업이 많이 필요한  "회사실적 문서 생성", "기술인 실적문서 생성", "업무 중복도"에 적용했고

추가적으로 실적증명서, 참여 증명서 문서도 자동 생성이 가능하도록 기능 구현을 하여 업무를 하는데 편리함을 개선했다

 

직접 개발하려고 하면 솔루션을 도입할수 밖에 없었을텐데 다른 시각으로 접근하여 AI덕분에 빠르고 간편하게 개발을 진행했고,

결과적으로 시스템 내부에서 기능을 구현했고,  4~5천만원의 예상비용이었던  한글 문서 생성 솔루션과 서버 비용을 아낄수 있었다.

 

📝 기능 구현을 하면서 느낀 점

처음에는 한글 문서를 자동으로 생성해야 한다는 요구사항 때문에 상용 솔루션 도입이 가장 현실적인 방법이라고 생각했다.

하지만 실제 업무에서 필요한 기능을 다시 정리해보니 복잡한 한글 편집 기능 전체가 필요한 것은 아니었다. 업무 담당자가 기존 한글 양식에 필요한 필드를 지정하고, 시스템이 DB의 데이터를 해당 위치에 채워주는 기능이면 충분했다.

이를 기준으로 HWPX 파일 구조를 직접 확인하고 AI를 활용해 구현 가능성을 빠르게 검증하면서 별도의 상용 솔루션 없이 필요한 기능을 구현할 수 있었다.

이번 기능을 개발하면서 느낀 점은 기존 솔루션을 그대로 도입하기 전에 실제 업무에서 필요한 기능이 무엇인지 범위를 정확하게 정의하는 것이 중요하다는 것이었다.

결과적으로 현업이 필요했던 문서 작성 자동화와 솔루션 및 서버 도입 비용도 절감할 수 있었다.